Zlecenie na piśmie czy na słowo
Zlecenie ustne wygląda wygodnie, bo nie wymaga formalności, ale w razie sporu nie masz niczego, na co mógłbyś się powołać. Pisemna umowa jest dokumentem, który mówi, za co płacisz i czego możesz oczekiwać. Dobra umowa obejmuje co najmniej poniższe elementy.
- Zakres, czyli jakie czynności detektyw wykona, a jakich nie wykona.
- Cel, czyli po co zbierane są informacje i do czego mogą posłużyć.
- Wynagrodzenie, jego rodzaj i sposób naliczania.
- Zaliczka, jej wysokość i to, co się z nią dzieje, gdy zlecenie zostanie przerwane.
- Harmonogram, czyli kiedy zaczyna się praca i kiedy dostaniesz raport.
- Raport, jego forma i to, co w nim będzie.
- Poufność, czyli kto zna sprawę i jak chroniona jest dokumentacja.
- Rozliczenie kosztów, czyli co jest wliczone w cenę, a co rozliczane dodatkowo.
Pisemna umowa chroni też detektywa, więc rzetelne biura same ją proponują. Przeczytaj ją w całości przed podpisem, poproś o wyjaśnienie niejasnych zapisów i zachowaj swój egzemplarz razem z potwierdzeniem wpłaty zaliczki. Gdy w trakcie zlecenia zmienia się zakres, zmianę również zapisz, choćby w krótkim aneksie albo wiadomości potwierdzonej przez obie strony.
Jeśli detektyw odmawia spisania tych ustaleń albo mówi, że „po co papier, jesteśmy dorośli”, potraktuj to jako sygnał do rezygnacji, a nie uprzejmą nieformalność.
Uprawnienia i licencja
Usługi detektywistyczne podlegają przepisom o usługach detektywistycznych, a prowadzenie takiej działalności wymaga licencji. Detektyw powinien bez problemu podać numer swojej licencji i potwierdzić, że ją posiada. Poproś o te dane przed podpisaniem umowy i sprawdź, czy zgadzają się z tym, co widnieje w dokumentach, które ci przedstawiono.
Zapytaj także o ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Ubezpieczenie nie gwarantuje dobrego wyniku, ale pokazuje, że biuro jest przygotowane na sytuację, w której coś pójdzie nie tak. Przy prawie piszemy tu ogólnie: szczegółowe wymogi i zakres uprawnień ustala ustawa, a wątpliwości najlepiej wyjaśnić z prawnikiem.
Doświadczenie w podobnych sprawach
Sprawa rodzinna wymaga innych kompetencji niż sprawa gospodarcza czy sprawdzenie kontrahenta. Zapytaj, czy biuro prowadziło sprawy podobne do twojej, jak zwykle wyglądają ich przebieg i czas trwania oraz kto fizycznie będzie je prowadził. Nie oczekuj konkretnych nazwisk ani szczegółów cudzych spraw, bo poufność obowiązuje wszystkich klientów. Oczekuj za to opisu metody i realnych ograniczeń.
Poproś o wzór układu raportu bez danych klientów. Zobaczysz, czy dokument jest czytelny, czy opisuje daty, godziny i sposób zebrania informacji, i czy nadaje się do dalszego użycia, na przykład w rozmowie z prawnikiem.
Z czego składa się wycena
Wycena powinna być rozpisana na składniki, a nie podana jedną kwotą bez wyjaśnień. Najczęściej spotkasz dwa modele.
- Stawka godzinowa, w której płacisz za faktyczny czas pracy. Jest elastyczna, ale końcowy koszt trudniej przewidzieć, więc ustal górny limit godzin.
- Ryczałt za określony zakres, w którym kwota jest znana z góry. Jest przewidywalny, ale zakres musi być opisany bardzo dokładnie.
Niezależnie od modelu zapytaj o koszty dojazdu, czas obserwacji, liczbę osób w zespole, czas poświęcony na przygotowanie raportu i opłaty za dodatkowe materiały. Porównując oferty, zestawiaj te same składniki, bo niska stawka godzinowa z wysokimi kosztami dodatkowymi bywa droższa niż wyższy ryczałt. Orientację w typowych elementach cennika dają ceny usług prywatnego detektywa.
Czerwone flagi
Ostrożność powinny wzbudzić następujące sytuacje.
- Obietnica gwarantowanego wyniku. Nikt rzetelny nie może zagwarantować rezultatu, którego nie kontroluje.
- Brak umowy albo umowa bez zakresu i wynagrodzenia.
- Żądanie całej kwoty z góry bez pisemnych ustaleń.
- Niechęć do podania numeru licencji lub danych biura.
- Propozycja czynności, które brzmią jak ingerencja w cudzą prywatność poza dozwolonym zakresem.
- Presja czasowa w stylu „oferta tylko dziś”.
- Nieprecyzyjne odpowiedzi na proste pytania o koszty.
Jedna z tych cech nie przesądza o nieuczciwości, ale kilka naraz powinno zakończyć rozmowę.
Pytania do zadania na starcie
Przygotuj krótką listę i zadaj ją każdemu biuru, z którym rozmawiasz.
- Czy mogę dostać numer licencji i dane biura?
- Czy posiadacie ubezpieczenie OC i na jaką sumę?
- Co dokładnie obejmuje zakres zlecenia, a czego nie?
- Jak liczona jest cena i jaki jest jej maksymalny poziom?
- Jaka zaliczka obowiązuje i kiedy jest zwracana?
- Kiedy dostanę raport i w jakiej formie?
- Kto poza mną zna szczegóły sprawy?
- Co, jeśli zlecenia nie da się wykonać zgodnie z założeniami?
Pierwszy kontakt
Najlepiej wysłać kilku biurom to samo krótkie zapytanie, bez nadmiaru szczegółów. Opisz rodzaj sprawy, miasto i oczekiwany termin, a dane osobowe i dokładne okoliczności zostaw na rozmowę po wstępnej weryfikacji. Odpowiedzi porównasz wtedy według jednego wzorca, a ich jakość i szybkość powiedzą o biurze więcej niż strona internetowa. Zapytania przygotujesz w dziale biuro detektywistyczne.
Podsumowanie
Dobry wybór detektywa opiera się na pisemnej umowie z jasnym zakresem, celem, wynagrodzeniem, harmonogramem i zasadami rozliczenia, na sprawdzonej licencji i ubezpieczeniu oraz na wycenie rozpisanej na składniki. Porównaj co najmniej dwie oferty, zadaj każdemu te same pytania i odrzuć biura, które obiecują gwarantowany wynik albo odmawiają pisemnych ustaleń. Załóż konto i wyślij zapytanie do wybranych biur.